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研究生论文:银企对账工作实务

  摘要:鉴于银企对账的重要性,笔者经充分酝酿写下此文,将多年实务操作经验融入文中。文章先从对账前期工作谈起,提出几点要求,进而简要分析手工对账和计算机对账两种模式,特别说明了计算机对账的注意事项,文章把未达账项的准确确定和及时处理视为对账工作的核心进行深入阐述,之后概述了对账稽核的必要性。
关键词:对账实务;未达账项;对账稽核
银企ⅰ对账是通过银行账户与单位账户的定期核对,实现对单位账户资金流动的有效监控,防微杜渐,堵塞漏洞,有利于单位内控管理。鉴此,笔者结合多年对账工作经验,站在单位方的角度,着重谈谈银企对账工作实务。旨以对账实务切入,强调银企对账的重要性。
一、对账前期工作
确保银企双方账务记载的准确性和完整性,是对账前期工作的理想目标。但事实上,无论基于主观还是客观原因,都无法百分百做到。首先,对于每月发生的所有交易事项,银企双方在各自账务中记载,因为会计制度不同,账务系统不同,加之结算凭证传递可能延误,一方跨月记载就会产生未达账项。再之,银企任何一方在账务记载过程中的错记、漏记或重记,也会导致未达账项的产生。在对账前期工作中,力求做到几点:1.无特殊情况,能及时记账的就及时记账,不拖延搁置,减少没必要的跨月未达账项。2.要求会计人员认真仔细记账,尽力避免人为疏忽引起的未达账项。3.完备账务记载要素,尽量做到信息全面。值得注意的是,银行结算凭证的单据号是一个容易忽视却非常要紧的要素,单位与银行应事先协商好,统一取单据号的末四位记载,而对于支票、电汇、汇票等之外,其他一些不常见的银行结算凭证,可以要求银行在制单时打印上单据号。根据笔者的工作体会,如果银企双方记载的银行结算单据号一致,不仅有助于准确对账,还能大大提高对账工作效率。
二、对账模式简析
目前的对账模式大体有两种,一是手工对账,由银行提供纸质对账单,与单位的手写版银行存款日记账进行逐笔勾对,核对完毕,编制银行存款余额调节表;二是计算机对账,由银行提供电子对账盘或传输电子数据,与单位的电子版银行存款日记账进行电子对账,核对完毕,自动生成银行存款余额调节表。
手工对账与计算机对账基本原理相同,但各有特点。手工对账一般是银行按其记账进度在当月陆续提供对账单,便于单位对账人员平日勾对,如有问题,能及早发现,但是手工对账花费时间太多,对账人员工作量大;计算机对账是发展趋势,前提是单位实行会计电算化,且有对账软件(可以委托计算机公司专门开发,也可以购买用友财务之类比较成熟的会计软件)。相比较手工对账,计算机对账显著提高对账工作效率。
在计算机对账流程中,有几点要特别注意:1.多账户的单位,导入银行存款日记账数据之前,要看清银行科目,不能串户。2.核实双方的银行对账期初余额后,再开始自动对账。3.计算机对账并不意味着是全自动对账,对账软件里的手动对账是必不可少的,因为计算机自动对账识别的是一对一勾对(金额相同、单据号一致),经过自动对账环节后,双方账户的借贷方会有部分计算机无法自动处理的数据。举例说明,第一类情况,比如同一笔业务,单位方账务记载是10000.00,银行方账务记载分为8000.00和2000.00,诸如此类的,一对多或多对一、多对多,需要手动勾对;第二类情况,有时为了内部调账,双方账务记载会出现红字订正或借贷方对冲,这类情况,要采用手动对账里的内部对账和外部对账,比如单位方账务记载借方5000.00,同月账务调整为借方红字-5000.00或贷方对冲5000.00,需要进入内部对账手动勾对,同理,银行方有此类账务调整,需要进入外部對账手动勾对。
计算机对账有其先进性,但手工对账也有其优点。笔者认为,单位的辅助结算账户或者银行存款发生笔数较少的账户,适合手工对账;单位的基本结算账户或者银行存款发生笔数较多的账户,适合计算机对账。
三、未达账项的准确确定和及时处理是对账工作的核心
所谓未达账项,是指银行或单位一方已取得结算凭证并已账务记载,而另一方尚未账务记载或记载有误的账项。通常有四种情形:一是银行已收单位未收,比如委托收款结算方式,银行已将款项收入账户而单位因未收到银行结算凭证未入账;二是银行已付单位未付,比如利息划付,银行已将款项划出账户而单位因未收到银行结算凭证未出账;三是单位已收银行未收,比如单位收到转账支票已收款入账但尚未交到银行进账;四是单位已付银行未付,比如单位签发转账支票已记载出账但收款方尚未持票到银行转账。
对账过程中未达账项的准确确定至关重要,确定难点在于金额相同、单据号空缺或不一致的账项。举例说明,假设单位方借方有二十个10000.00,银行方贷方有十八个10000.00,该如何对账?缺乏对账经验且不负责任的对账人员,就会按金额和个数去勾对,很容易就能将单位方多余的两个10000.00作为未达账项;再假设单位方贷方有十个20000.00,银行方借方有十个20000.00,按金额和个数去勾对,就能立即全勾对掉。这种按金额和个数勾对的错误做法,虽不影响余额调节表的做平,但由于勾对掉的账项不一定是对应关系,后续会带来隐患。正确做法是,对于金额相同、单据号空缺或不一致的账项,逐笔查询单位方账项的相关记账凭证,翻看附件银行结算凭证上的几个要素,第一看单据号,第二看印戳日期,第三看附言。确认要素信息,据此与银行方账项勾对,能勾对掉其中真正是对应关系的账项,余下的才是真正的未达账项;也有可能全不是对应关系,全是未达账项。
未达账项确定的准确度越高,余额调节表的准确度也就越高。银行存款余额调节表基本格式为,单位日记账调整前余额加银行已收单位未收、再减银行已付单位未付,银行对账单调整前余额加单位已收银行未收、再减单位已付银行未付,得出双方的调整后余额。为了一目了然,在单位日记账调整后余额栏的下方罗列出银行方未达账项明细,在银行对账单调整后余额栏的下方罗列出单位方未达账项明细,并增加未达账项说明栏。双方调整后余额一致的前提下,必须进一步分析未达账项的成因,尤其要高度重视银行已付单位未付的账项,谨防资金挪用事件。
查明原因后,及时处理未达账项,并将每一笔处理结论写进未达账项说明栏。如查明系现金交款单在交款人手中,联系催促交款人,送交单位作账务处理;如查明系银行遗失结算凭证,联系银行补回单,送交单位作账务处理;如查明系单位方账务记载错误,订正账务写明凭证号;如查明系一方跨月时间差的账项,在下一次对账时予以勾对;等等。大部分的未达账项经及时处理后,在下一次对账时,都能勾对掉。举例说明,3月份的未达账项,经对账后及时处理,在对4月份账时,作为期初未达项与4月份的账项勾对掉,但如果勾对不掉,在对5月份账时仍挂着,就要继续追查原因。存在六个月以上的未达账项,纳入长期未达账项审计。

 
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