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浅议企业信息化条件下内部控制的创新

[摘 要] 企业应当运用信息技术加强内部控制,建立与经营论文发表管理相适应的信息系统,促进内部控制流程与信息系统的有机结合,实现对业务和事项的自动控制,减少或消除人为操纵因素。黏胶短纤是以天然棉纤维或天然木纤维为原料制成的再生纤维,是化学纤维中唯一与棉纤维性能相似的纺织原料,其产业的特点是原材料占公司产品成本的65%左右,运用信息化手段加强公司采购管理,减少原材料采购环节的风险是降低产品成本的重要手段;黏胶纤维的销售价格这几年波动很大,运用信息化手段加强销售环节的管理,是保证公司经济效益最大化另一有效手段。
  [关键词] 信息技术;采购管理;销售管理
    
  近年来,政府及各监管机构对企业内部控制陆续提出了一系列要求。财政部等5部委联合发布了《企业内部控制基本规范》,沪、深证券交易所也都对上市公司的内部控制提出了具体要求。江苏澳洋科技股份有限公司是2007年9月在深交所中小板上市的民营企业。公司一直致力于企业内部控制的建设,董事会、监事会、经理层、全体员工充分认识到内部控制的重要性,在企业内部控制方面,按照国家法律、法规和公司章程的约定,明确股东大会、董事会、监事会和企业内部各层级的职责权限,在组织架构控制、发展战略控制、人力资源控制、社会责任控制、企业文化控制方面规定了相应的内部控制程序。在业务层面控制方面,公司对资金活动控制、采购业务控制、资产管理控制、销售业务控制、研究开发控制、工程项目控制、担保业务控制、业务外包控制、财务报告控制、合同管理控制、内部信息传递控制、信息系统控制等各项业务活动都制定了业务流程和管理措施,经过多年的积累和不断完善,并对内部控制制度设计的有效性进行评估,公司已初步建立了较完善的内部控制体系,但在公司业务运营的过程中,内控制度不能得到有效的执行。公司通过加强员工培训、加强信息化系统的建设,把公司的内控流程和信息化建设进行有效的结合,建立合理的管理控制点,做到风险可控、责任可追索,达到企业效益的最大化。
  

1 采购管理面临的难题
  江苏澳洋科技股份有限公司的控股子公司玛纳斯澳洋科技有限公司位于新疆维吾尔自治区昌吉州玛纳斯县,新疆是中国棉花的主产区,有着原材料、能源的成本优势和国家对少数民族地区政策扶持的优势。公司的产品黏胶短纤是一种纺织品的原料,生产中主要使用的原材料是棉短绒,棉短绒是棉花的附产品,是包在棉籽壳外面的一层薄薄的短绒,其纤维长度是普通棉花的1/10,以前主要是给牛羊作饲料用,自从被用作黏胶短纤的原材料后,其经济价值得到体现,但棉短绒采购供应的特点是:棉农或规模很小的轧花厂掌握着部分棉短绒资源,普遍数量少、规模小,而且必须是先付款后拉货,付款方式必须是现金,质量难以保证,一旦出现经济纠纷,公司无法进行索赔。棉短绒收购的季节性很强,在每年的10月到次年的4月是收购高峰期,如当季收购数量、资金出现风险时,往往是到下一个收购旺季才能把风险消除,由于公司以前是手工控制,货款付出后,货物到了什么状态,财务部门一无所知;由于是现金支付,货款被经营人员挪用到其他采购项目,财务人员也无从知晓,短绒采购一直是公司管理的难题。财务部门无法对采购进行有效控制,出现了质量问题无法索赔,采购资金预付后,部分货物因质量问题退货,造成资金无法收回,形成坏账,有些小的供应商收款发货后,不提供增值税发票,造成公司税款损失,公司原材料的到货时间无法保证。种种现象表明,采购管理如不在源头进行有效控制,公司的生产难以正常进行,产品质量难以保证。
  

2 信息化条件下采购内控制度的创新
  2.1 供应商的选择
  (1)培养短绒采购经纪人。在广大农户中培养有经营头脑,有一定影响力的人成为短绒收购经纪人,公司的部分采购人员也可以成为短绒采购经纪人,经纪人长期和澳洋科技合作,能保证短绒的质量,收购资金以银行存款方式结算,减少预付方式。
  (2)大力发展与轧花厂、供销社、兵团等经济组织的合作,使供应商有一定的能力承担民事责任,有一定的经济实力保障采购的正常运营。公司通过信息化管理,对供应商进行了筛选,通过对年度采购量、原材料质量、原材料的产地、年采购均价等指标的对比,选出了20多位短绒采购经纪人以及30多家轧花厂、供销社等经济组织,使原材料供应得到保障。
  2.2 建立信息模式下的采购流程及付款流程
  采购流程及付款流程如图1所示。公司运用信息化手段,确定了采购管理的控制要点:
  (1)材料采购行为均要签订合同,由销售内勤录入公司ERP系统中。
  (2)申请采购预付款。通过公司ERP系统的合同管理,自动生成预付款申请单,手写无效,经打印后,由领导在纸质文件上审批,财务根据审批单自动生成付款单, 通过银行付款到供应商账户,保留付款证据,
  (3)内勤由采购合同下推自动生成采购订单,当货物到达时,下推生成收货通知单,当自动生成预付款申请单后,采购合同中单价、数量、到货时间等信息由计算机系统锁定,其修改内容可由权限控制,实际到货时间和合同约定到货时间有偏差,系统自动对信息进行保留。
  (4)单独开发了地磅信息管理系统,使收货通知单演变成过磅码单,把过磅数量自动写入收货通知单的数量栏中,过磅人员不能修改,保证了入库数量的准确性。
  2.3 财务部门对采购环节内部控制的监控
  (1)货物流转状态的监控:财务部门通过ERP系统采购管理中合同执行情况汇报表,可以监控到原材料处在何种状态,如合同状态、订单状态、过磅状态、入库状态。
  (2)采购资金及结算情况的监控:财务部门通过ERP系统中合同金额执行情况表可以监控到原材料采购资金付款金额、合同执行金额、发票金额。采购资金不准挪用,如出现风险,财务部门可以关闭采购合同,要求对方及时退回款项或及时采取法律措施,减少采购资金风险。
  

3 信息化条件下销售内控制度的创新
  公司的销售市场主要在江苏、山东、浙江、福建等纺织业较发达的地区,由于生产基地远在新疆,所以公司的销售方式采用设立销售办事处的方式进行直销,公司加强信息化建设,采用C/S架构的信息化系统,使信息化系统能够远程登录,实现了销售内部控制制度的创新。

 
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