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如何做好档案的积累
论文发表|职称论文发表|代发表论文|发表论文|—qk114.net 更新时间:2009-12-03 09:57 点击:(次)

摘要:收集工作是档案工作的开始,对做好档案工作具有重要的意义。收集工作如果不及时、不主动,给今后档案的利用带来不便,造成不可弥补的损失。档案室工作力度大,档案员的细心、耐心能够不断的感染周围的人,从而提高全员的档案意识;完善规章制度,健全学校档案管理网络;严把移交质量关,循序渐进搞好档案收集工作;在把握整体、有效指导的基础上,根据不同档案类别有针对性的收集。

如何做好档案的积累
通过几年档案工作实践和学习体会到:收集工作如果不及时、不主动,就会造成缺失,给今后档案的利用带来不便,造成不可弥补的损失。本人所在的学校在刚建校的三年里,由于办学工作形成的大量材料、基建工程、新进设备等许多重要的文件不能及时归档,造成大量案卷残缺不全。由此,档案室加大力度将散放在各部门的和领导手中的材料收集来补充到档案里,将部分档案材料重新组卷。针对这种情况,促使我们加强了学校档案的收集工作并逐渐完善。
面对档案收集工作存在的问题,学校档案室做了几项工作。
一、从思想入手,档案室工作细致有效,提高全员的档案意识。学校领导非常重视档案工作,不但能及时归档保存资料,还提醒各部门及时上交应归档资料。依照上级档案管理部门印发的《档案归档范围和保管期限表》,学校档案室制订了《档案材料分类大纲,保管期限表》分发给领导及各科室。档案意识是档案收集效果好坏的决定因素。档案人员在熟悉学校档案情况的基础上,随时催收应归档的文件材料。能够做到电话里催、见了面就要、到办公室去讨,练就了腿勤、嘴勤的工作方式。本校是中小学一贯制学校,有小学(含幼儿段)、初中、高中三大学段共60个班。有些部门工作特别繁忙,比如各学段教导处,每到考试那段时间,就会产生大量的试题、成绩、分析等资料,实在收不上来时,档案员就到教导处帮助整理,对未上交教师反复的催要。在学校大型活动(如始业式、毕业典礼)时形成的领导、教师、毕业生的讲话稿,在活动之前向主持人或具体负责人讲好,请他们收集起来,活动结束后及时收齐。否则毕业生离校后材料无法收集。每个学期结束前,档案室列出各部门应上交归档材料清单分发给相关人员,既提醒各部门注意收集材料,又能避免档案员收集资料时有遗漏。而且尽量在学期结束前将材料收齐,不然,一个月或两个月的假期过后,人员变动、办公室搬迁,很多材料根本无从查找。档案室工作力度大,档案员的细心、耐心能够不断感染周围的人,从而提高全员的档案意识。
二、制订完善的规章制度,健全学校档案管理网络。为加强和规范学校档案管理工作,使档案工作更好为学校教育工作服务,为教育事业发展服务,根据宁波市教委、档案局关于学校档案管理上等级的要求,制订了《学校档案管理试行细则》、《档案工作管理制度》等文件。在工作实践中,健全和完善岗位责任制,确定各部门兼职档案人员,负责完成本部门的档案收集和移交档案部门的工作任务。
三、严把移交质量关。学校档案室在接收各部门上交的材料时,严格把关,逐份逐页检查,如计划、总结、考试试题、成绩分析等文书、教学材料,若有漏交,立即催要,避免档案缺失。另外,书写工具也是一个很重要的的问题,个别老师习惯用圆珠笔或蓝色水笔等书写归档材料,遇到这种情况,一般是复制一份附件,重要的也采用二次抄写的补救措施。不过还是要在平时的工作中加强渗透。比如在下发的表格下注明“归档材料,请用黑墨水笔书写”等字样加以提示,就可避免归档材料不规范问题的发生。随着事业发展,学校许多材料都是电脑打印产生,此类情况也逐渐减少。
四、在把握整体、有效指导的基础上,还根据不同档案类别采用针对性的方法进行收集。
(一)基建、设备档案及时归档。学校建校初期几乎每年都有基建工程,由于同时建造几幢教育楼,有时一个批文同时包括几个建设项目,还有材料混杂现象,我们就请技术人员帮助具体分类,进行组卷。基建工程档案不能及时归档原因还在于工程竣工验收后,还有一段时间决算拿不出来,档案室就先将已收来的资料能装订的装订,能组卷的组卷,先进行装盒、编案卷号,等材料齐全再装订完成归档。这样避免材料放久了,保管不当或分类不清等各种问题的出现。学校设备档案如电梯、锅炉、电脑等能责任落实到人,随机文件原件、年检材料及时交档案室归档,部门平时使用的复制一份参阅。这样严格把关,保证了档案的齐全和完整。
(二)声像档案的收集。了解学校计划,能够预知并及时观注学校各项重大活动、教学活动,向摄影者或活动负责人收集照片、磁带、磁盘等材料。科技发展带动档案工作的进步,目前学校各项活动摄影大多采用数码相机拍摄,而内容都保存在各室的电脑上,档案员再将拍摄的照片复制并刻录到光盘上长久保存。
(三)教师业务档案的收集。教师的业务档案主要用于教师职称评定、资格认定、专业技术职务评审等。档案内容除了评审表、年度考核表以外,大部分材料都要从教师手中收集,比如培训证书、学历证书、荣誉证书、学分卡、获奖或发表文章复印件等,由于大多教师没有将本人材料归交学校档案室的意识,认为自已保存就可以了,可是等到须上交评审材料时,因为个人保管不善,往往出现缺这少那的情况,也有因此而失去当年评审机会的。针对教师归档意识淡薄的问题,档案员在收集材料时讲明复印件是归教师业务档案,并说明用途是为将来教师本人评审等,教师意识到重要性,对本人材料的及时上交就重视起来了,而且愿意为之。现在学校的教师业务档案全部采用档案盒保管,不仅整齐美观,而且内容充实。

 
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