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电子文件对档案工作的影响及对策
论文发表|职称论文发表|代发表论文|发表论文|—qk114.net 更新时间:2009-12-03 10:36 点击:(次)

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:电子文件不再是纸质文件,需要借助现代办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等设备迅速地处理和传递;电子文件的利用是可共享的;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
电子文件对档案业务管理工作的影响。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作是在文件形成后,由档案部门整理归档,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。必须以磁盘或光盘的形式移交归档。不需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
电子文件对档案学理论的影响。档案的原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上。也正是档案的原始记录性,才使得档案具有法律凭证的作用。电子文件对于最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定,电子文件能否作为档案,是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。
对档案学理论研究内容的影响。档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的理论研究对象也就发生了变化。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
新型文件材料的归档势在必行,这要求档案工作者通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为只读文件,从而保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。


 

 
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